Pomocnik

Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Jeśli nie znajdziesz odpowiedzi na nurtujące Cię pytanie skontaktuj się z nami.

Oferta

Na jakich stacjach mogę płacić MIKROFLOTĄ?

Kartą MIKROFLOTA zapłacisz na ponad 2500 stacji w Europie – w Polsce na stacjach paliw ORLEN i BLISKA, na stacjach STAR w Niemczech, ORLEN na Litwie oraz BENZINA i BENZINA PLUS w Czechach. Wybraną stację znajdziesz w zakładce Planer podróży.*

* Realizacja transakcji na zagranicznych stacjach paliw możliwa w przypadku pozytywnej weryfikacji przez ubezpieczyciela

Czy mogę płacić kartą poza granicami Polski?

Tak, pod warunkiem, że masz przyznany limit kredytowy przez naszego partnera ubezpieczeniowego.

W tym przypadku masz możliwość tankowania na terenie

  • Niemiec (stacje STAR)
  • Czech (stacje Benzina i Benzina Plus)
  • Litwy (stacje ORLEN)
Pełna lista stacji paliw honorujących kartę MIKROFLOTA poza granicami naszego kraju dostępna jest w zakładce Planer podróży.

Na których autostradach mogę płacić kartą MIKROFLOTA?

Karty Mikroflota działają na wszystkich autostradach zarządzanych przez GDDKiA oraz na Autostradzie Wielkopolskiej S.A.(A2), autostradzie A4 (Katowice-Kraków) zarządzanej przez Stalexport Autostrada Małopolska SA. Działają także na A1. Można ich używać jedynie płacąc bezpośrednio na bramkach (nie poprzez system viaTOLL).


Czy mogę odliczyć podatek VAT za paliwo od transakcji zagranicznych?

Tak. Możesz odzyskać VAT na dwa sposoby:

  • indywidualnie składając dokumenty do US lub
  • za pośrednictwem firmy zajmującej się kredytowaniem i pomocą w odzyskiwaniu podatku VAT.

Jakie są koszty związane z uczestnictwem w MIKROFLOCIE?

  • jednorazowa opłata za wydanie karty – 10 zł netto (za każdą kartę)
  • koszt utrzymania karty – 3 zł netto miesięcznie za każdą aktywną kartę

Czy jednostki budżetowe (np. szkoły) mogą przystąpić do programu MIKROFLOTA?

Na obecną chwilę jednostki budżetowe nie mogą korzystać z Programu MIKROFLOTA, chyba że dodatkowo prowadzą działalność i są zarejestrowane w KRS przedsiębiorców lub CEIDG (wtedy zapraszamy do rejestracji).

Czy spółki zagraniczne lub oddziały spółek zagranicznych w Polsce mogą przystąpić do programu MIKROFLOTA?

Nie. Spółki zagraniczne oraz oddziały spółek zagranicznych w Polsce nie mogą przystąpić do programu MIKROFLOTA.

Czy limit 6000 zł jest stały?

Limit przyznany przez ubezpieczyciela jest stały i wynosi 6000 zł. Nie ma możliwości zwiększenia bądź zmniejszenia przypisanego limitu. Limit jest przypisany do wszystkich samochodów. Po obciążeniu jednej z kart limit automatycznie zmniejszy się na wszystkich kartach. Wartość limitu jest pomniejszana o zaległe faktury (w tym nie zaksięgowane) oraz bieżące w danym okresie rozliczeniowym transakcje. Limit odnawia się po uregulowaniu i zaksięgowaniu na naszym koncie płatności dokonanej przez Klienta.

Co to jest R60 na karcie?

Jest to kategoria zakupowa oznaczająca zakres produktów i usług, które są dostępne w ofercie MIKROFLOTY. RC60 obejmuje:

  • Olej napędowy
  • Bio-diesel
  • AdBlue
  • Opłaty za autostrady
  • Benzyny
  • LPG
  • Paliwa Premium*
  • Myjnia**
  • Akcesoria samochodowe
  • Płyny eksploatacyjne
  • Pozostałe produkty pozapaliwowe



*Paliwa Premium:
(PL) VERVA ON, benzyna VERVA 98/Super Plus 98
(D) benzyna Super Plus 98
(CZ) VERVA ON, benzyny: VERVA 95, VERVA 100
(LT) VERVA ON, benzyny: VERVA 95, benzyna 98
** Usługa dostępna tylko na stacjach paliw w Polsce.


Czy płacąc MIKROFLOTĄ mogę zbierać punkty VITAY?

Tak. W programie VITAY punkty możesz zdobywać na wiele sposobów: tankując paliwa, korzystając z usług na stacjach, konsumując w Stop Cafe i Stop Cafe Bistro, a także biorąc udział w specjalnych akcjach promocyjnych. Po szczegóły zapraszamy na www.vitay.pl

Jaka jest różnica między kartą MIKROFLOTA a kartą BIZNESTANK?

Podstawowa różnica pomiędzy kartami jest taka, że MIKROFLOTA uprawnia do bezgotówkowego zakupu paliw i produktów pozapaliwowych i oferuje zbiorcze fakturowanie z odroczonym terminem płatności, natomiast karta BIZNESTANK jest kartą gotówkową i rabatową.

Kim jest firma ubezpieczeniowa?

Jest to firma, która ubezpiecza ryzyko kredytu kupieckiego, dzięki czemu możesz bez przeszkód korzystać z kart MIKROFLOTA, do wysokości ustalonego limitu.

Gdzie będę mógł sprawdzać stan konta, rozliczenia i inne informacje dotyczące MIKROFLOTY?

Do momentu otrzymania kart MIKROFLOTA wszystkie Twoje dane będą na portalu https://mikroflota.orlen.pl. Później zostanie automatycznie utworzone konto na portalu https://flota.orlen.pl i tam będziesz miał dostęp do wszystkich danych dotyczących Twojej firmy i Twoich kart.

Czy mogę przystąpić do Programu MIKROFLOTA pomimo odmowy przyznania limitu kredytowego?

TAK, możesz przystąpić do Programu MIKROFLOTA na zasadzie limitu rozliczalnego – wystarczy, że wpłacisz minimum 350,- PLN na potrzeby wydania kart i realizacji pierwszych transakcji bezgotówkowych. Każda kolejna wpłata limitu będzie powiększać saldo środków do wykorzystania na krajowych stacjach paliw.

Dokonałem wpłaty limitu rozliczalnego. Kiedy będę mógł dokonywać transakcji kartami MIKROFLOTA?

Wpłacony limit będzie możliwy do wykorzystania po zaksięgowaniu środków na rachunku PKN ORLEN. Płatności księgowane są w dni robocze do 24h po ich wpłynięciu na nasze konto bankowe. Limit odblokowuje się dopiero po wpłynięciu wpłaty na konto i jej rozksięgowaniu przez dział księgowości.

Rejestracja

Rejestracja krok po kroku

  • Na stronie https://MIKROFLOTA.orlen.pl/ wybierz zakładkę "Rejestracja".
  • Wpisz adres mailowy oraz NIP.
  • Zaakceptuj Regulaminy oraz wyraź zgodę na przetwarzanie danych osobowych.
  • Kliknij "Zarejestruj".
  • Na maila, który został podany podczas logowania otrzymasz maila od nowaflota@orlen.pl z linkiem aktywacyjnym do nowego konta MIKROFLOTY (wiadomość ta może przypadkowo trafić do SPAM). Kliknij w link lub przekopiuj go do okna przeglądarki. Po aktywacji konta dostaniesz kolejnego maila z wygenerowanym hasłem.
  • Zaloguj się na MIKROFLOTA.orlen.pl i wypełnij formularz z danymi firmy.
  • Po jego uzupełnieniu (wraz z ilością zamówionych kart i numerami rejestracyjnymi samochodów) kliknij "Weryfikuj zabezpieczenie i wyślij".
  • Po chwili otrzymasz komunikat czy weryfikacja uzyskała status pozytywny.
  • Jeśli zostałeś zweryfikowany pozytywnie, to możesz wygenerować umowę.
  • Jeśli zostałeś zweryfikowany negatywnie, otrzymasz komunikat o możliwości przystąpienia do Programu MIKROFLOTA na zasadzie limitu rozliczalnego. Po wyrażeniu zgody na takie rozwiązanie będziesz mógł wygenerować umowę.
  • Odeślij do nas: podpisaną umowę w 2 egzemplarzach, dokumenty rejestrowe firmy: zaświadczenie o nadaniu numeru NIP, zaświadczenie REGON oraz aktualny wyciąg z CEIDG bądź KRS.
  • Adres do wysyłki: PKN ORLEN S.A.: Dział Sprzedaży Kart Flotowych, Program MIKROFLOTA, PKN ORLEN S.A.; ul. Chemików 7, 09-411 Płock.

Rejestracja i umowa

Czy mogę umowę MIKROFLOTA wypełnić odręcznie?

Umowa nie może być wypełniona odręcznie, musi być wygenerowana z portalu mikroflota.orlen.pl.

Czy podpisana umowa oraz karty mogą być wysłane na inny adres korespondencyjny niż ten, który wpisałem do umowy?

Niestety nie ma takiej możliwości.

Jakie dokumenty rejestrowe muszę dołączyć do umowy?

  • kopia zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON
  • kopia zaświadczenia o nadaniu Numeru Identyfikacyjnego Podatnika (NIP)
  • w zależności od prowadzonej działalności kopia aktualnego wyciągu z CEDIG lub KRS

Co w przypadku braku kopii zaświadczeń REGON i NIP? Czy kopia CEIDG jest wystarczająca?

Do weryfikacji umowy oraz rejestracji w systemie niezbędny jest komplet dokumentów rejestrowych. Odpisy zaświadczenia NIP można uzyskać w Urzędzie Skarbowym, natomiast zaświadczenia REGON można pobrać ze strony GUS www.stat.gov.pl

Jak wypełnić formularz, jeśli posiadam spółkę cywilną?

Pamiętaj, aby dane każdego ze wspólników były uzupełnione. Wpisz dane jednego wspólnika, potem kliknij w "Dodaj wspólnika". Po pojawieniu się pustych pól uzupełnij dane kolejnego wspólnika. Umowa na spółkę cywilną musi być podpisana przez wszystkich wspólników.

Czy mogę zamówić karty bez przypisania do konkretnego samochodu?

Tak, w Programie MIKROFLOTA dostępne są karty na OKAZICIELA. Można je zamówić wybierając homologację samochodu (osobowy, ciężarowy) i zaznaczając kwadracik karty na okaziciela.

Wysłałem wniosek na portalu, ale zauważyłem błąd w danych. Co mogę zrobić?

Napisz wiadomość mailową na adres mikroflota@orlen.pl z prośbą o wprowadzenie możliwości edycji wniosku. Następnie zaloguj się na portalu mikroflota.orlen.pl, gdzie będzie widoczna możliwość "Edytuj". Po dokonaniu zmian zapisz wniosek i wyślij go do weryfikacji.

Czy karty MIKROFLOTA są wysyłane razem z umową?

Karty MIKROFLOTA nie są przesyłane razem z umową. Umowa wysyłana jest z PKN ORLEN, a karty oraz PIN (w osobnych przesyłkach) wysyłane są z firmy zewnętrznej z Poznania.

Jaki jest czas oczekiwania na karty i PIN?

W ciągu 3 tygodni od momentu założenia floty i zatwierdzenia przez PKN ORLEN wniosku otrzymasz trzy oddzielne przesyłki – karty, PIN-y oraz umowę – każdą w osobnej kopercie. W przypadku przystąpienia do Programu na zasadzie limitu rozliczalnego, zamówione karty wraz z numerami PIN otrzymasz po zaksięgowaniu wpłaty na naszym rachunku.

Czy mogę dokonać zmian w zakresie grup produktowych?

Nie. Do karty MIKROFLOTA przypisana jest jedna grupa produktowa – RC60. Nie ma możliwości ograniczenia/zmiany produktów w ramach wspomnianej grupy.

Chcę zrezygnować z MIKROFLOTY, co mam zrobić?

W zależności od tego ile czasu upłynęło od otrzymania kart i czy były one w ogóle używane możesz odstąpić od Umowy lub ją rozwiązać.

  • Odstąpić od Umowy można do 14 dni od dnia w którym zostanie zatwierdzony przez PKN ORLEN wniosek w systemie. Aby odstąpić od umowy zaloguj się na portalu www.flota.orlen.pl i w zakładce "Moja flota" wybierz "Odstąpienie od umowy". Po odstąpieniu prześlij do PKN ORLEN zawiadomienie o odstąpieniu od umowy. Zawiadomienie może być przesłane skanem na adres mikroflota@orlen.pl lub pocztą tradycyjną.
  • Rozwiązać Umowę można po 14 dniach od dnia w którym zostanie zatwierdzony przez PKN ORLEN wniosek w systemie. Aby rozwiązać umowę zaloguj się na portalu www.flota.orlen.pl i w zakładce "Moja flota" wejdź w "Rozwiązanie umowy". Ustaw datę rozwiązania umowy, a następnie wydrukuj wygenerowane oświadczenie. Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy przekaż do PKN ORLEN skanem na adres mikroflota@orlen.pl lub pocztą tradycyjna na adres: Dział Sprzedaży Kart Flotowych, Program MIKROFLOTA, PKN ORLEN S.A.; ul. Chemików 7, 09-411 Płock.

Wypełniłem formularz i wysłałem dokumenty już dawno temu, a nadal nie mam żadnej informacji.

Od momentu otrzymania przez nas Twojej przesyłki, w ciągu 3 tygodni powinieneś otrzymać od nas karty wraz z podpisanym egzemplarzem umowy. Jeśli nie minął ten czas, prosimy o cierpliwość. Jeśli jednak nie otrzymałeś kart w ciągu 3 tygodni, sprawdź czy nie dotarła wiadomość na podany przez Ciebie adres e-mail, informująca o błędach bądź niezgodnościach w przesłanej umowie. Jest też możliwość, że przesyłka nie trafiła do Zespołu MIKROFLOTY, ponieważ na kopercie nie było dopisku "Program MIKROFLOTA". W przypadku przystąpienia do Programu na zasadzie limitu rozliczalnego sprawdź czy dokonałeś wpłaty limitu w wys. minimum 350,-PLN na właściwy numer konta.

Dlaczego zostałem negatywnie zweryfikowany?

W przypadku prowadzenia działalności poniżej jednego roku, w segmencie firm transportowych lub negatywnej informacji o firmie nasz partner ubezpieczeniowy może odmówić przyznania limitu kredytowego. Istnieje wtedy możliwość przystąpienia do Programu za zasadzie limitu rozliczalnego z fakturami. Kolejna weryfikacja przez firmę ubezpieczeniową będzie możliwa za rok.

Wyraziłem zgodę na limit rozliczalny. Na jaki rachunek powinienem wpłacić wymaganą kwotę?

Po zakończeniu procesu rejestracji wydrukuj umowę i prześlij do siedziby PKN ORLEN. Po jej pozytywnym zweryfikowaniu prześlemy do Ciebie e-mail z numerem rachunku bankowego do wpłaty limitu.

Faktury

Czy będę otrzymywać faktury w wersji papierowej?

Nie, faktury są wystawiane i wysyłane przez PKN ORLEN w formie elektronicznej.

Gdzie znajdę swoje faktury?

Faktury są wysyłane na adres mailowy, który podałeś do kontaktu. Faktury znajdziesz też w specjalnym archiwum, w którym są wszystkie faktury Twojej firmy. Faktury znajdują się w formie elektronicznej na portalu www.orlen.edoc24.com – zakładka "Dokumenty" => "Skrzynka odbiorcza". Aby pobrać fakturę trzeba na nią kliknąć, potem wybrać "Zatwierdzić", a następnie "Pobrać". Możesz też przejść bezpośrednio do faktury poprzez linka otrzymanego w mailu informującym o możliwości pobrania faktury.

Kiedy i jak często odbywa się proces fakturowania?

Fakturowanie odbywa się 2 razy w miesiącu (do 15-tego i od 16-tego dnia miesiąca), a faktury są generowane w ciągu 5 dni od końca okresu rozliczeniowego. Płatności za FV księgowane są w dni robocze do 24h po ich wpłynięciu na nasze konto bankowe. Limit odblokowuje się dopiero po wpłynięciu wpłaty na konto i jej rozksięgowaniu przez dział księgowości.

Czy na fakturze są wyszczególnione wszystkie transakcje do każdego samochodu i każdej karty?

Na fakturze są tylko informacje zbiorcze. Szczegółowe informacje dotyczące transakcji znajdziesz w załącznikach do faktury. Pełne zostawienia są też dostępne w każdym miejscu i czasie na flota.orlen.pl.

Wskazówki dotyczące płatności za faktury w programie Mikroflota

Płatność:
Faktury wystawione przez PKN Orlen S.A. w programie Mikroflota możesz opłacać przelewem bankowym (w tym również przelewem internetowym używając laptopa, tabletu, smartfonu) bądź poleceniem zapłaty.

Pamiętaj:
O terminowym opłacaniu rachunków oraz o wpisaniu poprawnego tytułu przelewu, podaj w pierwszej kolejności 10 cyfrowy numer faktury za którą dokonujesz płatności np. „faktura 046123456” (prawidłowe przypisanie numeru faktury w tytule płatności umożliwi automatyczne rozliczenie Twoich faktur).

Ważne:
Używaj zawsze numeru rachunku bankowego PKN ORLEN S.A, wskazanego na Twojej fakturze (numery rachunków są indywidualne, przypisane do każdego kontrahenta, 7 ostatnich cyfr numeru rachunku bankowego to Twój osobisty numer kontrahenta)

Czy otrzymam fakturę jeśli przystąpiłem do Programu MIKROFLOTA na zasadzie limitu rozliczalnego?

W przypadku, kiedy wpłacony przez Ciebie limit w całości pokryje należność za fakturę, w polu dotyczącym terminu zapłaty zostanie umieszczone słowo: „Zapłacono”, zaś faktura zostanie rozliczona środkami zdeponowanymi na koncie.

W jaki sposób mogę uruchomić usługę polecenia zapłaty?

W celu uruchomienia usługi polecenia zapłaty, zaloguj się na portalu flota.orlen.pl, wejdź w zakładkę: "Rozliczenia> Zgoda na obciążanie rachunku" i wypełnij interaktywny formularz. Następnie wydrukuj, podpisz zgodnie ze wzorem podpisu złożonym w Twoim banku i prześlij na adres: PKN ORLEN S.A., ul. Chemików 7, 09-411 Płock z dopiskiem MIKROFLOTA. Polecenie zapłaty zostanie uruchomione po uzyskaniu akceptacji Twojego banku, o czym niezwłocznie Cię poinformujemy.

mobiParking

Co to jest mobiParking?

mobiParking jest uniwersalnym i intuicyjnym systemem płatności za parkowanie przy użyciu telefonu komórkowego. System z powodzeniem działa już w 30 miastach na terenie całej Polski. Płatności za parkowanie można dokonywać poprzez aplikację mobilną lub SMS-y.

Jakie korzyści mogę mieć z użytkowania mobiParkingu?

  • płatność bez gotówki, drukowania pokwitowań w parkometrze i umieszczania ich za szybą
  • możliwość płacenia za realny czas parkowania z dokładnością co do minuty
  • wygodne rozliczanie czasu parkowania za pomocą telefonu komórkowego
  • zbiorcze dokumenty finansowe umożliwiające proste zakwalifikowanie wydatków w koszty firmowe
  • optymalizacja wydatków za parkowanie
  • pełna informacja o czasie i kosztach parkowania

Jak uruchomić usługę mobiParking?

Na portalu flotowym:

  • zaznacz wyrażenie woli zawarcia dodatkowej umowy na korzystanie z usługi mobiParking
  • zapoznaj się z regulaminami i zaakceptuj je (Regulamin usługi Webserwisu dla użytkowników ORLEN Mikroflota, Regulamin użytkownika Systemu SkyCash, Regulamin mobiParking w systemie SkyCash)
  • przypisz numery telefonów kierowców do kart flotowych typu S wystawionych na pojazdy, które mają podlegać usłudze.
Korzystaj z usługi za pomocą:
  • SMSów przesyłanych na numer 82002 (informacje o sposobie korzystanie w Regulaminach)
  • aplikacji mobilnej – konieczna rejestracja na stronie www.skycash.pl, pobranie aplikacji. Powiązanie numeru telefonu z numerem rejestracyjnym pojazdu będzie już gotowe do rozpoczęcia parkowania.

Jaki jest koszt usługi mobiParking?

Wynagrodzenie za Usługę Webserwisu jest miesięczne i wynosi 5,00 zł (słownie: pięć złotych) netto za każdy Numer Rejestracyjny Pojazdu, który w danym miesiącu kalendarzowym znajdował się na Liście Pojazdów. Wynagrodzenie każdorazowo jest powiększane o należy podatek od towarów i usług, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Obsługa programu przez portal flota.orlen.pl

Zmienił się numer rejestracyjny samochodu. Jak zmienić dane na karcie?

W przypadku zmiany numeru rejestracyjnego pojazdu powinieneś zablokować kartę i zamówić nową. Masz obowiązek dokonać zniszczenia anulowanej karty MIKROFLOTA przez przecięcie jej wzdłuż mikroprocesora i paska magnetycznego tak, aby uległy one zniszczeniu i niezwłocznie zwrócić ją do nas.

Jak mogę zablokować kartę?

Blokada karty jest możliwa za pośrednictwem portalu flotowego flota.orlen.pl.

  • zakładka "Zarządzanie" => "Zarządzanie kartami" => "Lista kart flotowych"
  • na liście wybierz kartę, którą chcesz zablokować
  • po wyświetleniu szczegółów karty kliknij "Zablokuj".

Jak zamówić nowe karty?

Nowe karty możesz zamówić na flota.orlen.pl.

  • zakładka "Zarządzanie" => "Zarządzanie kartami" => "Zamawianie kart"
  • wypełnij pola: typ samochodu (osobowy/ciężarowy), numer rejestracyjny
  • kliknij "Dodaj" – otworzy się strona, po jej przewinięciu na dół w tabelce znajdziesz nowo dodaną kartę
  • jeśli wszystkie dane się zgadzają kliknij Zatwierdź (system wymusi dwukrotne zatwierdzenie karty).


Gdzie znajdę informację o wysokości wpłaconego przeze mnie limitu?

Informacja o wysokości limitu możliwego do wykorzystania znajduje się w trybie on-line na portalu flota.orlen.pl w zakładce Rozliczenia=>Saldo zadłużenia. W zakładce tej, w pozycji „Informacje o saldzie” =>Saldo, jest możliwość podglądu stanu swojego konta w Programie Mikroflota.